Ministerialrat Kajus Köster (l.) und Hermann Wandersleb (r.) verfolgen in ihrer Funktion regelmäßig die Sitzungen des Plenums. Kajus Köster ist Leiter der Abteilung I des Sekretariats des Parlamentarischen Rats. In seinen Aufgabenbereich fallen die allgemeine Personal- und Finanzverwaltung sowie der Kontakt zu den Alliierten Verbindungsstellen und zu der Außenstelle des Büros der Ministerpräsidenten in Bad Godesberg. Hermann Wandersleb ist der Leiter der nordrhein-westfälischen Landeskanzlei und einer der Organisatoren des Parlamentarischen Rats.
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Alois Hundhammer (CSU, l.), bayerischer Kultusminister und Vertreter der Landesregierung, und Oberregierungsrat Hans Trossmann (r.) nehmen an der Sitzung des Plenums teil. Als Leiter der Abteilung III (Organisation) des Sekretariats des Parlamentarischen Rats ist Hans Trossmann zuständig für den gesamten internen Verwaltungsablauf. Dazu gehören die Pressearbeit, die Aufsicht über den Stenographischen Dienst und das Archiv sowie die Organisation des Tagungsbüros, des Fernsprechdienstes und der Vervielfältigungsstelle.
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Erna Wagner-Hehmke hält auch die Arbeit der Verwaltung fest. Akten werden vor dem Druck nochmals von Verwaltungsangestellten Korrektur gelesen.
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In Handarbeit werden die vervielfältigten Schriftstücke sortiert und zusammengestellt. Die Anforderungen an die Mitarbeiter der Vervielfältigungsstelle sind vor allem in den letzten Tagen vor der Verabschiedung des Grundgesetzes hoch, die Nächte werden durchgearbeitet. Innerhalb einer Woche werden 500 000 Blatt Papier gedruckt.
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Erna Wagner-Hehmke hält einen atmosphärischen Eindruck aus dem Aufenthaltsraum der Fahrbereitschaft fest.
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